Książka serwisowa i zbiorcza karta współwłasności: inwentaryzujemy.
Kondominium jest podzielone na działki, z których każda należy do innego właściciela. Ze współwłasnością nieodłącznie wiąże się kilka zasad i obowiązków, które zapewniają jej prawidłowe funkcjonowanie. Książka konserwacji i karta podsumowania są dokumentami obowiązkowymi, które muszą być przechowywane i aktualizowane przez syndyka i zawierają ważne obowiązkowe informacje dotyczące współwłasności.
Książka utrzymania kondominium
Dziennik konserwacji jest obowiązkowym dokumentem dla budynku mieszkalnego. Dziennik konserwacji zawiera informacje techniczne dotyczące konserwacji i prac prowadzonych w budynku.
Jedną z ról zarządcy współwłasności jest jej utrzymywanie i aktualizacja. Mianowicie: w przypadku, gdy współwłasność obejmuje kilka budynków, syndyk musi prowadzić i aktualizować tylko jedną książkę serwisową dla całej współwłasności. W notatniku powiernik musi utworzyć jeden rozdział na budynek.
Dziennik konserwacji musi zawierać następujące informacje: adres budynku; tożsamość pełniącego obowiązki zarządcy współwłasności; referencje umów ubezpieczenia zawartych przez syndyka z odpowiednimi datami wygaśnięcia; referencje umów ubezpieczenia szkód w miejscu pracy, które zostały zawarte w imieniu syndyka i dla których gwarancja jest nadal w toku; rok, w którym przeprowadzono główne prace, w stosownych przypadkach (takie jak modernizacja, naprawa dachu lub wymiana kotła), z podaniem tożsamości firm, które wykonały dane prace; numery referencyjne umów na konserwację i serwisowanie wspólnego wyposażenia oraz daty wygaśnięcia tych umów; ogólna diagnoza techniczna; harmonogram wieloletniego programu pracy ustalony przez walne zgromadzenie współwłaścicieli; dodatkowe informacje, które współwłaściciele życzą sobie wpisać do zeszytu, wybrane podczas walnego zgromadzenia zwykłą większością głosów (informacje dotyczące budowy budynku, np. przeprowadzonych w budynku badań technicznych).
Dziennik konserwacji musi być dostępny do wglądu dla każdego właściciela na proste żądanie skierowane w jakikolwiek sposób do powiernika współwłasności. A każdy współwłaściciel może zażądać od zarządcy nieruchomości, na jego koszt (nieodpłatna) kopii książki serwisowej.
Arkusz podsumowujący kondominium
Arkusz zbiorczy wspólnoty mieszkaniowej jest dokumentem zawierającym informacje dotyczące funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej oraz stanu budynku. Każde mieszkanie własnościowe musi posiadać arkusz podsumowujący.
Znowu jednym z zadań syndyka współwłasności jest sporządzenie i coroczna aktualizacja zestawienia (pod rygorem sankcji w przypadku naruszenia tego obowiązku). Syndyk przykleja swoją pieczęć na formularzu.
Zbiorcze zestawienie współwłasności musi zawierać pewne informacje dotyczące funkcjonowania współwłasności: oznaczenie współwłasności, syndyka lub zarządcy tymczasowego; zwyczajowa nazwa i adres powiernika; adres każdego budynku w kondominium; numer ewidencyjny współwłasności i datę ostatniej jego aktualizacji: datę ustanowienia regulaminu współwłasności oraz numer Siret syndykatu współwłasności; nazwisko, imię i adres przedstawiciela ustawowego współwłasności (syndyka lub zarządcy ad hoc) oraz Siret tego ostatniego; zakres interwencji przedstawiciela ustawowego (mandat zarządcy współwłasności lub misja zarządcy ad hoc); organizacja prawna współwłasności; charakter powiernika (główny lub drugorzędny).
Arkusz podsumowujący kondominium musi również zawierać pewne informacje dotyczące charakterystyki technicznej kondominium: całkowitą liczbę działek kondominium i ich przeznaczenie (mieszkalne, handlowe lub biurowe); liczbę budynków i datę budowy; wyposażenie kondominium; rodzaj ogrzewania; czy ogrzewanie jest zbiorowe (częściowe lub całkowite), pozamiejskie i rodzaj wykorzystywanej energii; liczba wind; cechy finansowe współwłasności.
Każdy współwłaściciel musi mieć możliwość wglądu do zestawienia na zwykły wniosek złożony w jakikolwiek sposób do powiernika.